Douaneagentschap NDN schroeft verwerkingstijd van dossiers terug van 3 uur tot 30 minuten. Hoe lukt dit?
Al zijn de meeste documenten intussen gedigitaliseerd, een douanevertegenwoordiger voor kleinere expediteurs werkt toch nog vooral handmatig. Daarin brengen douaneagentschap NDN en IT-bedrijf AE nu verandering. De kmo en zijn IT-partner werken samen om opdrachten via slimme software te verwerken. Als die digitalisering met AI binnen drie jaar rond is, zal NDN veel tijd besparen en opnieuw sterker kunnen groeien.
Het familiale douaneagentschap van Ingeborg Nelen en haar vader, NDN (Neutrale Douane vertegenwoordiger Nelen) is op twee jaar verdubbeld in omzet en mensen, naar een omzet van 3 miljoen euro en 40 teamleden. Hun taak is ervoor zorgen dat goederen vlekkeloos binnen en buiten Europa getransporteerd kunnen worden.
Maar het bureau opgericht in 2008 botst tegen de grenzen van zijn groei. Het kan geen nieuwe klanten aannemen omdat het moeilijk nieuwe mensen vindt om de klus te klaren.
Slimme software versus lageloonlanden
"Dit gaat veranderen", voorziet Geert Fabri, die als man van de zaakvoerster in het bedrijf gerold is en vandaag de boekhouding en IT voor zijn rekening neemt. "Geleidelijk aan zullen meer opdrachten via slimme software verwerkt worden. Binnen een drietal jaar zijn we rond met het huidige project en zullen we weer een groeiversnelling kunnen plaatsen. Dan verdubbelen we opnieuw."
Concurrenten besteden tijdrovend werk uit aan lageloonlanden, waar data uit facturen en documenten worden overgezet naar douanedocumenten. NDN besloot die weg niet in te gaan: "Het klopt dat we hierdoor zelf veel copy-paste werk hebben, want een factuur van honderd lijnen wordt eerst overgezet naar Excel. Dit kost twee tot drie uur voor grotere dossiers. Maar we wilden de tijdbesparende oplossing in technologie zoeken, niet in lageloonlanden."
Pril idee uitgewerkt samen met AI-specialist
In hun zoektocht naar de juiste technologie werden de zaakvoerders in 2020 gecontacteerd door IT-bedrijf AE. Dit wilde met documentherkenningsoftware en artificiële intelligentie documentstromen automatiseren.
Het doel van de samenwerking? Software schrijven die opdrachten sneller en vlotter verwerkt. In het project neemt de IT-partner de ontwikkeling met bijhorende kosten op zich. NDN levert de kennis en informatie om het model te trainen en te verbeteren.
"Ik probeerde de afgelopen jaren al afzonderlijke technologieën", vertelt Geert. "Zo testten we al met AI, met OCR (Optical Character Recognition, ofwel documentherkenning) en templates. Maar niets dekte de volledige lading. Vandaag ervaar ik dat de oplossing ligt in het combineren van verschillende technologieën."
Met steun van VLAIO
Consulting & softwareontwikkelaar bedrijf AE heeft vandaag een groot innovatief subsidieprogramma lopen met VLAIO: Boost23!
Bram Vanschoenwinkel, Product Owner adore4customs van AE, licht het toe: “Het is een onderzoeks- en ontwikkelingstraject dat innovatieve technologieën toegankelijk wil maken voor niet-deskundige gebruikers in de domeinen van Metadata Management, Artificiële Intelligentie en User Experience. Door de opmaak van reusable assets die snelle en tastbare resultaten aanbieden, ambieert AE de digitale transformatie van KMO’s te acceleren."
"NDN profiteert vandaag al van de vruchten van dit onderzoekswerk door gebruik te maken van Adore4customs. Hierin zijn een aantal van de eerste inzichten uit het onderzoek al verwerkt."
Disruptieve technologie voor kmo’s
Data vormen de grote uitdaging. Ze komen ongestructureerd aan bij NDN, meestal via mail.
"NDN ontvangt e-mails van hun klanten. Daarin staat uitleg over de goederen, het kaainummer, het schip dat de goederen levert en de vraag om een type document op te maken, bijvoorbeeld een transitdocument. Vervolgens bevat de mail bijlagen met info die ze hiervoor moeten aanleveren", legt Bram Vanschoenwinkel, Product Owner Adore4customs van AE uit.
"We willen aan onze klanten niet vragen om informatie in een bepaalde structuur door te geven", zegt Ingeborg Nelen. "Nee, ze mogen dat doorsturen hoe ze het willen, zolang ze maar alle nodige informatie aanleveren. Wij gaan ze met AI-technologie verwerken."
Bram herkent de uitdagingen van NDN: "Omdat meer kmo’s met deze uitdaging kampen, ontwikkelen we een digitaal platform als accelerator, onder andere gericht op kmo’s. We hebben de ambitie om disruptieve AI-technologie toegankelijk en gemakkelijk toepasbaar te maken voor kmo’s. In het traject bij NDN zetten we een eerste stap in die richting en doen we al een deel van de valorisatie. Dit belooft veel goeds voor de toekomst."
Het platform Adore van AE zal op termijn zeggen welke informatie ontbreekt en onvolledig is. Dit proces is vandaag arbeidsintensief. Automatiseren zal enorm veel mails en tijd besparen.
Ook vandaag boekt de familiale kmo al winst. Sinds december 2021 maakt het NDN-team geen transitdocumenten meer zonder de software. Deze converteert data op documenten naar data die nodig zijn voor de transitdocumenten en vult data aan vanuit historische data. Vervolgens stelt het AI-systeem een aangifte voor. Net zo zal het gaan voor import- en exportdocumenten.
Dossiers die vroeger tien minuten vroegen, kosten nu slechts 1 minuut. Dossiers waaraan we drie uur werkten, worden vandaag op 30 minuten verwerkt.
Geert besluit: "We boeken enorme tijdwinst. Daarenboven blijven we als mensen meester over het proces. Het systeem geeft aan in welke mate het twijfelt over data en de aangifte. Onze declaranten bekijken alle twijfelgevallen, vullen de documenten aan en verbeteren."
Hoe ondersteunt het Vlaams Beleidsplan AI jouw onderneming?
Vlaanderen investeert via het Beleidsplan Artificiële Intelligentie fors in onderzoek, praktische toepassingen en omkadering op het vlak van opleiding, bewustmaking en ethische vragen. Hoe ondersteunt het plan jouw onderneming?